وارم‌آپ ایمیل (Warm Up) به شما کمک می‌کند تا تحویل‌پذیری ایمیل‌ها را بهبود دهید و اعتماد ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل (ESPs) را جلب کنید. افزایش تدریجی حجم ایمیل‌های ارسالی به ایجاد اعتبار نزد ESPها کمک می‌کند و احتمال اسپم شدن ایمیل ها را کاهش می‌دهد.

در این مقاله، به بررسی اهمیت فرآیند وارم‌آپ ایمیل و چگونگی جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها می‌پردازیم. 

وارم‌آپ ایمیل چیست؟

وارم‌آپ ایمیل فرآیندی است که اعتبار یک حساب ایمیل جدید (یا حسابی که مدت طولانی غیرفعال بوده) را بهبود می‌بخشد تا تحویل‌پذیری ایمیل را افزایش دهد.

این فرآیند شامل فعالیت‌هایی مانند ارسال تعداد محدودی ایمیل در روز و افزایش تدریجی آن، پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها، نشانه‌گذاری آن‌ها به‌عنوان مهم و غیره است.

فرآیند وارم‌آپ ایمیل معمولاً بین ۸ تا ۱۲ هفته طول می‌کشد تا حساب ایمیل به حداکثر پتانسیل تحویل‌پذیری خود برسد. با این حال، برای حفظ اعتبار بالای ایمیل، باید حتی پس از این دوره اولیه، حساب خود را به‌طور مداوم وارم‌آپ نگه دارید.

📝 توجه: اعتبار ایمیل به دو نوع اصلی تقسیم می‌شود که هر یک با تکنیک‌های خاصی بهبود می‌یابد:

• وارم‌آپ دامنه: فرآیندی که اعتبار دامنه ایمیل یا زیردامنه‌های آن را از طریق افزایش تدریجی حجم ارسالی بهبود می‌دهد.
• وارم‌آپ آی‌پی: فرآیندی که اعتبار یک آدرس آی‌پی جدید که ایمیل‌ها از آن ارسال می‌شوند را تقویت می‌کند.

چرا وارم‌آپ ایمیل مهم است؟

با حسابی که به‌درستی وارم‌آپ شده، شانس تحویل ایمیل‌های شما مستقیماً به اینباکس (Inbox) گیرندگان بدون مشکل افزایش می‌یابد.

حساب‌های ایمیل برای اهداف مختلفی استفاده می‌شوند – از کاربردهای شخصی گرفته تا مقاصد تبلیغاتی – اما گاهی برای ارسال محتوای مخرب یا اسپم که می‌تواند به کاربران آسیب برساند.

به همین دلیل، ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل (ESPs) و ارائه‌دهندگان خدمات اینترنتی (ISPs)،قبل از اینکه اجازه ارسال حجم بالای ایمیل به کاربران را بدهند، ابتدا سابقه حساب شما را بررسی می‌کنند تا مطمئن شوند قابل اعتماد است.

مزایای وارم آپ 

به‌طور کلی، فرآیند وارم‌آپ سه مزیت اصلی دارد:

1- بهبود تحویل‌پذیری ایمیل هدف اصلی وارم‌آپ ایمیل، اطمینان از تحویل ایمیل‌ها به اینباکس گیرنده است.

به قول ابزار Google Postmaster Tools:

«اعتبار دامنه بالاتر به این معناست که ایمیل‌های ارسالی از دامنه شما کمتر احتمال دارد به پوشه اسپم یا اینباکس گیرنده فیلتر شوند.»

2- افزایش سقف ارسال وارم‌آپ ایمیل به شما کمک می‌کند تا سقف ارسال روزانه حساب ایمیل خود را به حداکثر برسانید.

هر ESP ظرفیت مشخصی برای ارسال ایمیل در روز ارائه می‌دهد – اما این ظرفیت برای حساب جدید از همان ابتدا در دسترس نیست.

برای مثال، Google Workspace (که قبلاً G Suite بود) به کاربران اجازه ارسال ۲۰۰۰ ایمیل در روز را می‌دهد.

اما از روز اول حساب جدید، این ظرفیت به‌طور کامل در دسترس نیست – ESP ابتدا باید تأثیر تعداد کمتری ایمیل بر گیرندگان را بررسی کند تا اجازه ارسال حجم بیشتری را بدهد.

برای دستیابی به حداکثر ظرفیت ارسال، باید حساب خود را وارم‌آپ کنید و به‌تدریجی اعتبار مثبتی نزد ESP ایجاد کنید.

3- افزایش نرخ باز شدن در نهایت، وارم‌آپ ایمیل می‌تواند نرخ باز شدن ایمیل‌ها (و همچنین نرخ کلیک (CTR) و نرخ کلیک به باز شدن (CTOR)) را به‌طور قابل‌توجهی بهبود دهد.

با یک حساب ایمیل که به‌درستی وارم‌آپ شده، می‌توانید به حداکثر تعداد افراد در لیست ایمیل خود برسید بدون خطر اسپم شدن ایمیل ها و در نتیجه تعداد افرادی که با پیام‌های شما تعامل می‌کنند را افزایش دهید.

به عبارت دیگر، اگر ایمیل‌های شما با اطمینان به اینباکس تحویل شوند، می‌توانید به حداکثر نرخ باز شدن ممکن برای کمپین‌های ایمیلی خود دست یابید.

چگونه حساب ایمیل خود را وارم‌آپ کنم؟

وارم‌آپ ایمیل شامل اقدامات متعددی است که می‌توانند به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم اعتبار ایمیل شما را در طول زمان بهبود دهند، برخی نیاز به اقدامات دستی دارند، در حالی که برخی دیگر می‌توانند با ابزارهایی مانند Warmup Inbox به‌صورت خودکار انجام شوند.

1- احراز هویت حساب (Authentication) 

هر حساب ایمیل جدید باید با احراز هویت ایمیل ایمن شود – مجموعه‌ای از روش‌ها که ایمیل‌های شما را از مسدود شدن توسط فیلترهای اسپم و جعل ایمیل (Spoofing) محافظت می‌کند.

احراز هویت ایمیل شامل سه روش کلیدی است:

• SPF (Sender Policy Framework): رکوردی در DNS که فقط سرورهای مشخص‌شده را برای ارسال ایمیل از طرف دامنه شما مجاز می‌کند. SPF به ESP گیرنده نشان می‌دهد که ایمیل‌های شما تحت کنترل شماست و نه فردی با نیت مخرب.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail): امضای دیجیتالی که ایمیل‌های شما را از دستکاری در مسیر انتقال به اینباکس گیرنده محافظت می‌کند.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): رکوردی امنیتی که نیازمند احراز هویت SPF و DKIM است و از سوءاستفاده از دامنه شما توسط افراد خارجی جلوگیری می‌کند.

این سه روش می‌توانند امنیت حساب ایمیل و اعتبار دامنه شما را به‌طور قابل‌توجهی تقویت کنند.

2- استفاده از آی‌پی اختصاصی (Dedicated IP)

 آی‌پی اختصاصی کنترل بیشتری بر اعتبار آی‌پی شما فراهم می‌کند،برخلاف آی‌پی اشتراکی که ممکن است توسط دیگران (با نیت‌های احتمالاً مخرب) استفاده شود.

3- استفاده از دامنه سفارشی (Custom Domain)

 دامنه سفارشی یعنی استفاده از نام دامنه اختصاصی (مثل yourbrand.com) برای ایمیل (مثل info@yourbrand.com) به جای دامنه‌های عمومی (مثل gmail.com). این دامنه نشان‌دهنده اعتبار و حرفه‌ای بودن ایمیل است و اعتماد گیرندگان و ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل (ESPs) را جلب می‌کند.

مزایای دامنه سفارشی:

• کنترل اعتبار: حتی با تغییر آی‌پی، اعتبار دامنه حفظ می‌شود.
• سادگی: راحت‌تر به خاطر سپرده می‌شود.
• حرفه‌ای بودن: اعتماد و اعتبار برند را افزایش می‌دهد.
• ثبات: با تغییر ESP، دامنه ثابت می‌ماند.

4- بهبود محتوای ایمیل

محتوای باکیفیت و قابل اعتماد برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل ها ضروری است، اگر متن ایمیل شما برای گیرندگان مرتبط نباشد یا اسپم‌مانند به نظر برسد، ممکن است فیلتر یا گزارش شود، که به اعتبار شما آسیب می‌رساند و فرآیند وارم‌آپ را کند می‌کند.

راه‌های بهبود فوری محتوا:

• موضوعات شخصی‌سازی‌شده: موضوعات جذاب نه تنها بر فیلترهای اسپم تأثیر می‌گذارند، بلکه نرخ باز شدن را افزایش می‌دهند.
• بهینه‌سازی پیش‌نمایش (Preheader): پیش‌نمایش مختصر (۴۰ تا ۱۳۰ کاراکتر) که ایده اصلی ایمیل را منتقل می‌کند.
• محتوای خوانا: متن‌های مختصر با پاراگراف‌های قابل اسکن و نکات کلیدی.
• اجتناب از لینک‌های عمومی: از لینک‌های کلی مثل «اینجا کلیک کنید» پرهیز کنید و به‌جای آن از متن‌های توصیفی استفاده کنید که نشان‌دهندۀ محتوای لینک باشند، مثلاً «دانلود راهنما» به جای «اینجا».

5-اجتناب از کلمات اسپم‌مانند

 فیلترهای اسپم به کلمات پرخطر حساس‌اند. طبق مطالعه Smart Insights، این کلمات از عوامل اصلی تأثیرگذار بر تحویل‌پذیری ایمیل  هستند.

از کلماتی مانند «رایگان»، «۷۵٪ تخفیف»، «همین حالا بخرید» اجتناب کنید، زیرا ممکن است فیلترهای اسپم را فعال کنند و اعتبار شما را خراب کنند.

6-ارسال ایمیل‌های فردی (به‌آرامی) 

وارم‌آپ ایمیل با ارسال دستی تعداد کمی ایمیل (به افرادی که احتمالاً با آن‌ها تعامل می‌کنند) شروع می‌شود.

ارسال بیش از ۱۰ تا ۳۰ ایمیل در روز به حساب جدید آسیب می‌رساند، ارسال حجم بالا ممکن است باعث شود ESPها شما را اسپمر تشخیص دهند و ایمیل‌ها را مسدود کنند.

با چند ایمیل در روز شروع کنید و به‌تدریج تعداد را افزایش دهید. فاصله چند ثانیه‌ای یا دقیقه‌ای بین ایمیل‌ها حفظ کنید تا از فعال شدن فیلترهای اسپم جلوگیری شود.

7- حفظ مکالمات

 پاسخ گرفتن از گیرندگان سیگنال مثبتی برای ESPها و ISPها است که حساب شما قابل اعتماد است.

برای وارم‌آپ اینباکس، مکالمات ایمیلی را شروع و ادامه دهید تا در ۸ تا ۱۲ هفته اولیه اعتبار و تحویل‌پذیری را بهبود دهید.

8- ارائه دکمه لغو اشتراک

 گزارش اسپم در دوره وارم‌آپ اولیه می‌تواند مخرب باشد. ارائه لینک لغو اشتراک به گیرندگان گزینه‌ای جایگزین برای گزارش اسپم می‌دهد.

9-پاکسازی منظم لیست‌های ایمیل 

ارسال ایمیل به آدرس‌های نامعتبر به اعتبار شما آسیب می‌رساند. 

در پایان …

پس از اعمال مراحل بالا، می‌توانید ایمیل‌های خود را با استفاده از یک ابزار واحد در برابر الگوریتم‌های اعتبار بررسی کنید. کافی است این مراحل را دنبال کنید:

1. به وب‌سایت Mail-Tester بروید و آدرس تست گیرنده را دریافت کنید.
2. از حساب ایمیل خود، با همان موضوع و محتوایی که معمولاً برای گیرندگان خود ارسال می‌کنید، به آدرس تست ایمیلی ارسال کنید.
3. به صفحه Mail-Tester بازگردید و روی «Check your score» کلیک کنید.
4. در صفحه امتیاز، هر بخش را باز کنید تا توصیه‌های خاصی برای بهبود تحویل‌پذیری پیدا کنید.

تمام شد! پس از انجام مراحل بالا، ایمیل‌های شما باید به‌درستی به گیرندگان‌تان برسند.

سؤالات متداول (FAQs)

وارم‌آپ ایمیل چیست و چرا اهمیت دارد؟

 وارم‌آپ ایمیل فرآیندی است که اعتبار حساب ایمیل را برای حداکثر تحویل‌پذیری ایمیل بهبود می‌دهد. با وارم‌آپ اینباکس، شانس تحویل ایمیل‌ها به اینباکس گیرندگان بدون مسدود شدن توسط فیلترهای اسپم افزایش می‌یابد.

چگونه حساب ایمیل را وارم‌آپ کنیم؟

 وارم‌آپ شامل اقدامات دستی و خودکار مانند ارسال و پاسخ به ایمیل‌ها، حفظ مکالمات و ایجاد تعامل است.

وارم‌آپ ایمیل چقدر طول می‌کشد؟ 

معمولاً ۴۵ تا ۹۰ روز طول می‌کشد تا حساب جدید کاملاً وارم‌آپ شود. با این حال، برای حفظ اعتبار، وارم‌آپ باید ادامه یابد.

منبع: [warmupinbox.com]