راهنمای گام‌به‌گام برای اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی

اتصال هاست ایمیل: از تنظیم رکوردهای DNS تا بهینه‌سازی

مقدمه

هاست ایمیل یک سرویس میزبانی است که به کسب‌وکارها و افراد اجازه می‌دهد ایمیل‌های خود را از طریق دامنه اختصاصی خود، به صورت معتبر و امن، ارسال و دریافت کنند. این نوع هاستینگ از منابع سرور برای مدیریت حجم بالای ایمیل‌ها، ذخیره‌سازی امن، و ارائه امکاناتی مانند فیلترهای اسپم، امنیت پیشرفته، و پشتیبانی از پروتکل‌های مختلف ایمیل (IMAP/POP3) در اتصال هاست ایمیل استفاده می‌کند.برای اطلاعات بیشتر در این راستا میتوانید مقاله هاست ایمیل چیست را مطالعه بفرمایید.

در این مقاله، به بررسی اهمیت اتصال هاست ایمیل و مراحل لازم برای انجام آن خواهیم پرداخت.

اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی

یکی از مهم‌ترین امکاناتی که سرویس‌های هاست در اختیار کاربران قرار می‌دهند، سرویس ایمیل‌های سازمانی می‌باشد. اما به دلیل اهمیت بسیار بالای سرویس ایمیل برای برخی سازمان‌ها، نیاز است که از یک سرویس مستقل برای ارسال و دریافت ایمیل‌های سازمانی خود استفاده کنند. 

در این راستا لازم است نحوه اتصال سرویس ایمیل به هاست اصلی را بیاموزید تا بتوانید بدون مشکل از سرویس ایمیل خود استفاده کنید. 

برای اتصال هاست اصلی (میزبان وب‌سایت) به هاست ایمیل، لازم است در تنظیمات DNS رکوردهایی را تعریف نموده و به درستی پیکربندی کنید تا ایمیل‌های شما به سرور ایمیل اختصاصی هدایت شوند. 

مراحل کلی این فرآیند به شرح زیر است:

1. دسترسی به تنظیمات DNS

وارد کنترل پنل هاستینگ خود شوید.

از بخش Domains یا دامنه‌ها، گزینه Zone Editor را انتخاب کنید.

در این بخش همانطور که در تصویر مشاهده میکنید، لیست دامنه‌ها و ساب‌دامنه‌های تعریف شده در هاست خود را مشاهده خواهید کرد. که هرکدام گزینه هایی برای ایجاد رکوردهای مختلف را دارد.

با توجه به اینکه ممکن است رکوردهای مورد نیاز از قبل در این بخش وجود داشته و نیاز به اصلاح آنها باشد، روی گزینه‌ی Manage کلیک کنید تا بتوانید رکوردهای موجود را بررسی و مدیریت کنید.

به این ترتیب طبق تصویر، لیستی از رکوردهای موجود را مشاهده خواهید کرد که امکان ویرایش و حذف دارند. همچنین در بالای لیست شما امکان ایجاد رکورد جدید از هر نوع را هم در اختیار دارید.

2. افزودن یا تنظیم رکورد MX 

رکورد MX به سرویس‌دهنده‌ها اعلام می‌کند که ایمیل‌های شما به کدام سرور هدایت شوند و مشخص می‌کند چه میل سروری مسئول دریافت و مدیریت ایمیل‌ها است. برای موفقیت در اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی، لازم است رکورد MX سرور ایمیل خود را وارد کنید.

• اگر رکورد MX وجود دارد آنرا ویرایش کنید و در غیر این صورت روی گزینه Add Record کلیک نموده

      و از لیست کشویی Type، گزینه MX را انتخاب کنید.

• در فیلد Name، نام دامنه اصلی را وارد کنید.
• در فیلد Record، در بخش Property میتوانید اولویت رکورد را مشخص کنید. در صورتی که فقط یک رکورد از نوع MX دارید، می‌توانید عدد ۱۰ را به صورت پیش فرض قرار دهید.

• در فیلد Destination آدرس میل سرور خود را وارد کنید. این مقدار می‌تواند نام دامنه و یا آی پی میل‌سرور شما باشد. در صورتی که آدرس میل سرور را نمی‌دانید لازم است از پشتیبان ارائه دهنده سرویس ایمیل استعلام بگیرید.
• پس از انجام تنظیمات فوق، روی دکمه save record کلیک کنید تا mx رکورد ایجاد شده ذخیره شود.

3. تنظیم رکورد A 

رکورد A برای اتصال آدرس mail.yourdomain.com به آدرس IP سرور ایمیل استفاده می‌شود. 

• اگر این رکورد وجود دارد ، لازم است آنرا ویرایش نموده و اگر در تنظیمات DNS این رکورد را ندارید، برای ایجاد یک رکورد A جدید، روی گزینه Add Record کلیک نموده و از لیست کشویی Type گزینه A را انتخاب کنید

• در فیلد Name، آدرس سرویس دهنده ایمیل به صورت mail.domain.com را وارد کنید، که به جای domain.com نیاز است نام دامنه اصلی خود را وارد کنید.
• در فیلد Record نیز لازم است ip سرویس‌دهنده ایمیل را وارد کنید. این مورد را لازم است پشتیبانی شرکت میزبان سرویس ایمیل خود دریافت کنید.
• پس از انجام تنظیمات فوق، روی دکمه save record کلیک کنید تا A رکورد ایجاد شده ذخیره شود.

اگر تنظیمات فوق را به درستی انجام داده باشید اکنون اتصال سرویس ایمیل به هاست اصلی شما انجام شده است. اما برای اینکه  ارسال و دریافت معتبری داشته باشید، لازم است رکوردهای دیگری هم تنظیم کنید که در ادامه توضیح داده خواهد شد.

برای افزایش امنیت و جلوگیری از ارسال ایمیل‌های اسپم به نام دامنه شما، بهتر است رکوردهای SPF و DKIM را نیز اضافه کنید. این رکوردها به سرویس‌دهنده‌های ایمیل کمک می‌کنند تا تأیید کنند که ایمیل‌ها از سرور مجاز ارسال شده‌اند.

4. تنظیم رکورد SPF

رکورد SPF مشخص می‌کند که کدام سرورها اجازه ارسال ایمیل از طرف دامنه شما را دارند. این رکورد از نوع TXT است و معمولاً به‌صورت پیش‌فرض در هاست موجود است. مراحل تنظیم یا ایجاد آن به شرح زیر است:

1. به کنترل پنل هاست رفته و گزینه Zone Editor را انتخاب کنید.
2. در بخش Manage، عبارت spf را جستجو کنید:
   • اگر رکورد SPF موجود بود، آن را ویرایش کنید و IP سرویس ایمیل خود را در بخش Value جایگزین کنید.
3. اگر رکورد SPF موجود نبود:
   • روی Add Record کلیک کنید و TXT را انتخاب کنید.
   • در Name نام دامنه اصلی و در Value مقدار ارائه‌شده توسط سرویس‌دهنده ایمیل را وارد کرده و تنظیمات را ذخیره کنید.

5. تنظیم رکورد DKIM

رکورد DKIM امضای دیجیتالی ایجاد می‌کند تا اصالت ایمیل‌ها را تأیید کند و معمولاً به‌طور خودکار توسط سرور ایمیل تنظیم می‌شود. برای ایجاد یا ویرایش رکورد DKIM به روش زیر عمل کنید:

1. وارد کنترل پنل هاست شده و گزینه Zone Editor را انتخاب کنید.
2. روی Add Record کلیک کرده و از لیست، TXT را انتخاب کنید.
3. مقادیر مورد نیاز را از شرکت ارائه‌دهنده سرویس ایمیل دریافت کنید، در بخش مربوطه وارد کرده و تنظیمات را ذخیره کنید.

6. بررسی و تست تنظیمات

پس از انجام تنظیمات DNS، منتظر باشید تا تغییرات اعمال شوند. سپس، تست ارسال و دریافت ایمیل را انجام دهید تا مطمئن شوید همه چیز به‌درستی کار می‌کند.

در مورد نحوه‌ بررسی تنظیمات، میتوانید از طریق ابزار MXToolbox وضعیت را بررسی نمایید. همچنین در صورت درست بودن تنظیمات ارسال و دریافت ایمیل به درستی انجام خواهد شد. 

7.تست عملکرد و صحت تنظیمات ایمیل با ابزار SMTP Test در MXToolbox

برای بررسی وضعیت سرور ایمیل و تست تنظیمات SMTP با ابزار MXToolbox، مراحل زیر را انجام دهید:

• به وب‌سایت MXToolbox بروید.
• از منوی بالای صفحه گزینه  Email Health  را انتخاب کنید.
• نام دامنه خود یا آدرس IP سرور ایمیل را وارد کنید (مثلاً mail.yourdomain.com یا IP سرور ایمیل).
• روی Check Email Health کلیک کنید تا بررسی شروع شود.
• این ابزار وضعیت سلامت ایمیل را بررسی کرده و گزارش می‌دهد. براساس خطاهای شناسایی‌شده، می‌توانید پیگیری کنید که کدام رکورد مرتبط با ایمیل نیاز به اصلاح و تنظیم مجدد دارد.

تنظیمات Email Routing

Email Routing یا مسیریابی ایمیل به فرآیندی اشاره دارد که تعیین می‌کند ایمیل‌های ورودی به یک دامنه به کدام سرور ایمیل تحویل داده شوند. با استفاده از این تنظیمات، شما می‌توانید مشخص کنید که ایمیل‌ها به چه مقصدی هدایت شوند. 

برای بررسی این تنظیمات در هاست خود وارد شده و طبق تصویر، از تب Email گزینه Email Routing را انتخاب کنید.

سپس دامنه مورد نظر را از لیست کشویی انتخاب نمایید تا تنظیمات مربوطه را مشاهده فرمایید.

طبق تصویر تنظیمات مربوطه به شرح زیر میباشد:

1. Local Email Routing (مسیریابی محلی): در این نوع مسیریابی، ایمیل‌های ورودی به دامنه مستقیماً به سرور ایمیل محلی میزبانی شده روی همان هاست تحویل داده می‌شوند. 
2. Remote Email Routing : در این حالت، ایمیل‌های ورودی به سرور ایمیل دیگری خارج از هاست اصلی هدایت می‌شوند. این معمولاً برای زمانی است که شما از سرویس‌های ایمیل شخص ثالث استفاده می‌کنید. رکوردهای MX به‌درستی پیکربندی می‌شوند تا ایمیل‌ها به سرورهای خارجی تحویل داده شوند.
3. Backup Email Routing : اگر سرور ایمیل اصلی شما دچار مشکل شود، می‌توانید از مسیریابی پشتیبان استفاده کنید تا ایمیل‌ها به یک سرور پشتیبان هدایت شوند تا ایمیل‌ها از بین نروند. این نوع مسیریابی برای تضمین دسترسی به ایمیل‌ها حتی در صورت قطعی یا مشکل سرور اصلی مفید است.

جمع‌بندی

اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی فرآیندی ساده ولی مهم است که شامل تنظیم رکوردهای DNS مانند MX، A، و در صورت نیاز CNAME است. این رکوردها تعیین می‌کنند که ایمیل‌های دامنه شما به کدام سرور ایمیل هدایت شوند. همچنین، برای امنیت و جلوگیری از اسپم، لازم است رکوردهای SPF و DKIM را تنظیم کنید. پس از انجام این تنظیمات، ایمیل‌ها به‌درستی به سرور ایمیل هدایت شده و آماده استفاده خواهند بود. رعایت دقیق این مراحل به بهبود امنیت و عملکرد ایمیل‌ها کمک می‌کند.

سوالات متداول

در ادامه سوالات متداولی درباره اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی همراه با پاسخ آورده شده است:

• آیا پس از اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی، وب‌سایت من تحت تأثیر قرار می‌گیرد؟

خیر، اتصال هاست ایمیل به هاست اصلی تنها مربوط به سرویس ایمیل شما است و تاثیری بر عملکرد وب‌سایت شما نخواهد داشت.

• چگونه می‌توان مطمئن شد که اتصال هاست ایمیل به درستی انجام شده است؟

پس از انجام تنظیمات DNS، می‌توانید با ارسال و دریافت چند ایمیل آزمایشی، عملکرد سرور ایمیل را بررسی کنید. همچنین ابزارهایی مانند MX Toolbox وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا صحت رکوردهای MX و سایر تنظیمات را بررسی کنید.

•  آیا می‌توانم چند رکورد MX برای دامنه خود تنظیم کنم؟

بله، شما می‌توانید چندین رکورد MX با اولویت‌های مختلف تنظیم کنید. در این حالت، اگر سرور اصلی ایمیل در دسترس نباشد، ایمیل‌ها به سرور پشتیبان ارسال می‌شوند.

• آیا می‌توانم از چند هاست ایمیل برای یک دامنه استفاده کنم؟

به‌طور معمول، یک دامنه به یک هاست ایمیل اصلی متصل است، اما می‌توانید رکوردهای MX پشتیبان تنظیم کنید. این رکوردها در شرایطی که هاست ایمیل اصلی دچار مشکل شود، فعال خواهند شد.